Se préparer à mettre en place une base de données économiques et sociales unique (BDU)

Introduite par la loi sur la sécurisation de l’emploi, dite LSE, du 14 juin 2013, la mise en place d’une base de données économiques et sociales est obligatoire : au plus tard le 14 juin 2015 pour les entreprises de plus de 50 et de moins de 300 salariés ; dès le 14 juin 2014 au-delà de cet effectif.

Cette dernière devra en outre se substituer aux actuels rapports périodiques et informations régulières obligatoirement transmises au comité d’entreprise au plus tard le 31 décembre 2016.

 

Un outil au service du dialogue social

Avec pour idée sous-jacente que « la qualité de l’information économique et sociale partagée est l’une des conditions indispensables à l’effectivité d’un dialogue social de qualité », législateur et signataires de l’accord national interprofessionnel du 11 janvier 2013 – dont la LSE est la transposition – ont pensé la base de données économiques et sociales comme un outil permettant aux représentants du personnel :

• D’accéder plus facilement à l’information économique et sociale
• De se forger une meilleure compréhension de la stratégie et des dynamiques d’évolution de l’entreprise à travers une vision d’ensemble de la situation de l’entreprise et plus de visibilité sur ses perspectives d’évolution
• De préparer dans les meilleures conditions la consultation sur les orientations stratégiques

 

Comment ? En intégrant l’ensemble des informations régulièrement transmises aux instances représentatives du personnel :

• Dans une base unique, regroupant les éléments habituellement communiqués dans divers documents (informations mensuelles et trimestrielles, éléments relatifs au bilan social, orientations de la formation professionnelle…),

1. Autour de 8 thèmes… :
   • Investissement (social, matériel et immatériel),
   • Fonds propres, endettement et impôts,
   • Rémunération des dirigeants et des salariés,
   • Rémunération des financeurs,
   • Flux financiers à destination de l’entreprise (crédits et réductions d’impôts, aides publiques, mécénat…),
   • Activités sociales et culturelles,
   • Sous-traitance,
   • Transferts commerciaux entre les différentes entités (pour les groupes),
   • Auxquels s’ajoutent le chiffre d’affaires, la valeur ajoutée, le résultat d’exploitation et le résultat net.
2. …et portant sur une période de 6 ans :
   • Informations sur les deux dernières années et l’année en cours
   • Orientations stratégiques et perspectives sur les trois années suivantes

A noter : seules les informations à caractère récurrent contenues dans les rapports obligatoires remis au comité d’entreprise trouvent a priori leur place dans la BDU, dont le contenu pourra toutefois être élargi par accord de branche, d’entreprise ou de groupe. La BDU est accessible aux membres des CE, CCE et CHSCT ainsi qu’aux organisations syndicales.

 

Un outil au service de la stratégie

Parce qu’elle se veut être un outil informatif à la fois de bilan (informations rétrospectives sur 3 ans) et de prospective (orientations stratégiques, projections quantitatives et/ou qualitatives sur 3 ans également), la BDU peut constituer une opportunité pour les entreprises :

• De faire le point sur la pertinence des informations mises à disposition des IRP,
• D’appréhender l’évolution structurelle de l’entreprise à travers le suivi d’indicateurs-clés sur plusieurs années (et pourquoi pas d’en identifier de nouveaux),
• De formaliser la réflexion sur leurs enjeux à venir et de penser, repenser ou compléter la stratégie sur 3 ans glissants ; de la partager de manière cohérente avec les équipes…

…donc potentiellement de fournir les bases d’un pilotage et d’une gouvernance plus éclairés !

Une opportunité qui dépendra toutefois de l’attention portée à la conception de la BDU, d’autant plus que les textes de loi et décrets d’application ne stipulent pas les modalités de sa mise en œuvre…

 

Les points d’attention

Eviter la déperdition d’informations au moment de leur migration vers la BDU, assurer la pertinence de cette dernière comme support d’une vision cohérente, lisible et précise de l’entreprise et par là-même du dialogue social… des enjeux qui impliquent de véritablement penser la construction de la base de données économiques et sociales – idéalement dans le cadre d’un échange entre la direction, les représentants du personnel et les fonctions productrices d’information, qui peut se matérialiser par un relevé de décision ou un accord collectif.

Parmi les éléments qui devraient faire l’objet d’une attention particulière :

• La définition du périmètre des informations diffusées : exhaustivité et niveau d’accès des informations relatives aux entités dans le cas des groupes, modalités de diffusion le cas échéant séparée des informations confidentielles, notamment en matière de prospective, identification des informations non récurrentes indispensables à la vision globale de l’entreprise, etc.
• La définition d’indicateurs économiques et sociaux pertinents (par exemple homogènes dans le cas de groupes rassemblant plusieurs entités) et réguliers pour que les informations restent cohérentes, lisibles et comparables d’une année sur l’autre.
• La facilité d’accès à travers par exemple la création de la BDU sur un support numérique, la possibilité de consultation à distance, etc.

A noter que la plupart des informations sociales demandées par la LSE recoupent celles exigées par le décret du 24 avril 2012 (en application de l’article 225 de la loi dite Grenelle II) sur l’obligation de transparence des entreprises en matière sociale et environnementale. Ce rapport dit « rapport RSE » concerne d’ores et déjà toutes les sociétés cotées, et,  à partir de l’exercice 2014 les SA/SCA avec un CA supérieur à 100 M€ et plus de 500 salariés.

 

Diane Ribère, GMBA

Sources : 
Articles L.2323-7-1 et 2 du code du travail
Décret N° 2013-1305 du 27 décembre 2013