Les contours de la facturation électronique se précisent

Article issu de ‘Option Finance’, le 18/10/2021

Le passage à la facturation électronique pour toutes les entreprises se précise. Déjà obligatoire pour l’envoi de factures au secteur public depuis 2017, la dématérialisation des factures va s’étendre aux échanges entre entreprises privées, comme le pratique l’Italie depuis 2019.

Objectif : lutter contre la fraude à la TVA et faciliter in fine le traitement des factures par les entreprises. Prévue initialement dans la loide finances 2020 pour entrer en application progressivement à partir de janvier 2023, l’obligation de transmettre ses factures par voie électronique vient d’être reportée par ordonnance au 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises, au 1er juillet 2025 pour les ETI et au 1er janvier 2026 pour les PME. Un report de 18 mois qui était attendu, car les entreprises n’avaient jusqu’à présent aucune information pratique sur le chantier à venir.

Des transactions entre entreprises établies en France

Ainsi, cette même ordonnance apporte également des précisions sur les contours juridiques de cette réforme. D’abord, le champ d’application est désormais connu. L’envoi et la réception de factures au format électronique concemeront toutes les transactions entre sociétés établies en France uniquement- qu’elles fassent partie d’un groupe étranger ou non – et assujetties à la TVA. Si dans le cas de transactions avec des particuliers ou des entreprises étrangères la facturation électronique ne sera pas obligatoire, les sociétés auront en revanche une obligation d’e-reporting et devront transmettre des informations sur ces échanges à l’administration fiscale. En outre, toutes les entreprises établies dans l’Hexagone réalisant des prestations de service – qu’elles soient concernées ou non par la facture électronique – devront transmettre des informations de paiement à l’administration fiscale. « Pour les livraisons de biens, la TVA est exigible à la date de livraison qui coïncide généralement avec la facturation, explique Elisabeth Ashworth, avocate associée chez CMS Francis Lefebvre. Dans le cas d’une prestation de service, la TVA est exigible lors de l’encaissement de l’acompte ou du prix. Il peut donc y avoir un décalage important entre l’émission de la facture et la déclaration de TVA, puisque l’encaissement de la prestation peut avoir lieu bien après. Des informations de paiements devront être donc transmises pour permettre le préremplissage des déclarations de TVA. »

Chorus-pro et des plateformes privées

Ensuite, le schéma via lequel les factures devront être transmises est clarifié. Les entreprises pourront les envoyer directement à la plateforme publique Chorus-pro, celle utilisée pour l’envoi de factures au secteur public, ou via différentes plateformes privées, telles que celles déjà proposées par les éditeurs Esker, Itesoft, Cegedim ou encore Docapost, qui devront se faire immatriculer par la DGFiP sous des conditions qui seront définies par décret. Le contenu des factures sera ensuite automatiquement transmis à l’administration. « Les grands groupes qui envoient déjà leurs factures sous un format électronique, via des plateformes privées ou via leur propre plateforme interne – laquelle pourra également sous condition être immatriculée comme plateforme privée partenaire par l’administration fiscale -, ne devraient ainsi pas avoir à changer leurs habitudes, remarque Frédéric Agez, avocat chez CMS Francis Lefebvre. Par ailleurs, les entreprises devraient également pouvoir saisir leurs données de transactions et générer leurs factures gratuitement sur la plateforme publique, ce qui pourrait simplifier les démarches pour les petites sociétés qui ne sont pas encore familiarisées avec la facturation électronique. »

Enfin, l’ordonnance prévoit un mécanisme de sanctions en cas de non-respect de ces obligations. « Les sanctions varieront selon que la défaillance est imputable à l’entreprise ou à la plateforme de dématérialisation partenaire, prévient Elisabeth Ashworth. De plus, les primodéfaillants bénéficieront d’une tolérance. Ce régime de sanction est plutôt rassurant sur la période d’adaptation à cette future obligation. »

Des formats à clarifier

Toutefois, de nombreux points sur la mise en place de la facturation électronique restent encore inconnus. La liste des informations à présenter sur les factures ainsi que celles à transmettre via le e-reporting n’ont pas encore été détaillées. « A ce stade, nous avons seulement la certitude que le numéro Siren devra être ajouté aux mentions déjà obligatoires sur les factures puisqu’il qui permettra d’identifier chaque entreprise dans un annuaire centralisé accessible depuis la plateforme publique ou les plateformes de dématérialisation partenaires, relève Elisabeth Ashworth. Les données à transmettre via le e-reporting seront vraisemblablement similaires à celles présentes sur les factures électroniques pour les opérations entre assujettis. » De même, les formats informatiques autorisés ne sont pas encore déterminés. « Les échanges de factures au format PDF tel qu’on le connaît aujourd’hui sera abandonné à terme au profit d’autres formats, indique Frédéric Agez. Parmi eux, les fichiers XML (extension possible à partir d’Excel) et le standard Factur-x (format de facture électronique) pourraient être retenus. »

La périodicité de transmission des données du e-reporting n’est pas non plus fixée. « Cette obligation sera fixée par décret en Conseil d’Etat, prévient Elisabeth Ashworth. On parle actuellement d’une échéance de quelques jours variant selon la taille des entreprises. » En outre, les spécialistes ne savent pas encore comment les éventuelles erreurs seront traitées. « Que se passera-t-il si toutes les données ne sont pas présentes sur la facture, ou si une anomalie s’est glissée ? interroge Elisabeth Ashworth. Y aura-t-il un rejet automatique de cette facture ? Pour l’instant, nous ne savons pas. » Par ailleurs, beaucoup de questions vont se poser pour les entreprises qui travaillent essentiellement avec des factures papier. « Pour l’instant, les factures réceptionnées sous la forme papier sont d’une manière générale vérifiées puis saisies manuellement en comptabilité, précise Frédéric Agez. Comment les données présentes sur ces factures électroniques seront-elles intégrées dans le système informatique de l’entreprise ? Y aura-t-il une passerelle possible entre Chorus-pro par exemple et le système comptable des entreprises ? Ces demières devront-elles adapter leurs outils ? Sur quel support ces factures électroniques seront-elles conservées ? Plus particulièrement pour les PME-TPE : la plateforme Chorus-pro les conservera-t-elle (au même titre qu’elle le fait actuellement pour les factures émises auprès d’entités de la sphère publique) pour toute la durée légale de conservation ? »

Une économie de 4,50 euros par facture

Autant d’interrogations dont les réponses seront déterminantes pour connaître le coût de ce futur chantier pour les entreprises. Dans le rapport de la DGFiP sur la TVA à l’ère du digital, publié en octobre 2020, les coûts évoqués concernent principalement l’acquisition d’un logiciel de facturation pour ceux qui n’en disposeraient pas encore, l’utilisation d’une plateforme de dématérialisation ainsi que la mise en place d’interfaces. Toutefois, il indique aussi que ces coûts seraient rapidement compensés par les économies sur l’envoi et le traitement des factures papier. Et pour cause : le coût d’une facture papier serait d’environ 8,50 euros, contre 4 euros pour une facture électronique. Des économies importantes lorsqu’on sait que chaque grande entreprise émet généralement plus de 100 000 factures par an, une ETI de 5 000 à plus de 100 000, une PME moins de 5 000 et une TPE moins de 2 000.