Et si vous optiez pour la dématérialisation de vos documents ?

Profitez des nouveaux outils et cadres juridiques favorables afin de mettre en place une véritable politique de dématérialisation (transformation de documents habituellement imprimés sur papier en documents numériques), qui, au-delà d’une démarche écologique, vous permettra de gagner du temps et de l’argent…

 

Concrètement, que peut-t-on dématérialiser ?

La plupart de vos documents grands consommateurs de papier peuvent être transformés au format électronique, dès lors que la détention d’un exemplaire papier original n’est pas obligatoire : vos documents internes bien-sûr (notes, supports de formation, comptes rendus de réunion), mais commerciaux également.

 

Vous répondez à un appel d’offre ? La procédure peut être totalement dématérialisée grâce à un système de signature électronique.

 

Concernant les factures, vous pouvez opter pour une dématérialisation simple, auquel cas vous éditez et conservez une version papier tandis que votre client reçoit votre facture au format PDF, ou une dématérialisation fiscale. Dans ce dernier cas, pas d’impression papier : vous émettez une facture électronique qui se substitue à la facture papier d’origine. Si vous décidez de mettre en œuvre une dématérialisation fiscale de vos factures, sachez tout de même que vous êtes toujours dans l’obligation de garantir :

• L’authenticité de l’origine de la facture (l’identité de l’émetteur), 
• L’intégrité de son contenu (donc vous assurer qu’il n’est pas modifiable) 
• Sa lisibilité et sa pérennité (vos factures doivent être lisibles depuis leur émission jusqu’à la fin de leur période de conservation) 

 

Des obligations allégées en matière de facture électronique

Depuis la transposition de la directive européenne 2010/45/UE au droit français au 1er janvier 2013, l’utilisation d’un format structuré à la norme EDI (EDIFACT, ANSI…) et la signature électronique ne sont plus obligatoires. Il suffit donc de disposer d’un système de scan et/ou de lecture automatique des documents vous permettant de réceptionner et traiter les factures au format PDF et de garantir une « piste d’audit fiable » (traçabilité et historique de traitement de tous les éléments de commande, réception, validation et paiement) en cas de contrôle.

 

 

Parmi les nombreux bénéfices de la dématérialisation :

• La fin de l’archivage physique 

   

• La réduction des coûts liés à l’achat du papier, l’édition de vos documents et l’affranchissement des courriers 

   

• L’accélération des délais de traitement des factures grâce à la disparition des délais d’envois postaux 

   

• La fiabilisation du traitement comptable des factures qui peuvent faire l’objet d’une pré-saisie, d’imputations et de rapprochement automatiques grâce aux bons logiciels

   

• Si vous avez recours à une solution de GED (Gestion Electronique des Documents) avec reconnaissance optique des caractères, la dématérialisation vous permettra de largement faciliter la recherche et l’accès à vos informations sur simple recherche par mots-clés. De quoi gagner du temps administratif et diminuer également les temps d’intervention en cas d’audit des comptes ou de contrôle fiscal… 

   

• La possibilité de communiquer sur une démarche écoresponsable, donc de valoriser votre image… 

 

Conseil : dématérialisés, vos documents restent soumis aux mêmes obligations que dans leur version papier. Pour ce qui est des factures par exemple, elles doivent comporter l’ensemble des mentions obligatoires en vigueur. De même, les délais légaux de conservation restent inchangés : assurez-vous donc bien de pouvoir garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de vos documents pendant toute la durée légale d’archivage.