Dernière ligne droite avant le déconfinement : votre arsenal RH est-il complet ?

Cela ne vous aura pas échappé, nous connaissons actuellement une période de grande insécurité juridique du fait de la multiplication des textes administratifs, législatifs et réglementaires, des annonces gouvernementales et de la réalité des textes et des revirements de doctrines venant modifier les pratiques. Contexte sanitaire oblige, certaines procédures RH ont dû être aménagées, de nouvelles sont apparues.

Un nouveau tournant se dessine. A partir du 11 mai, un déconfinement progressif doit s’opérer en France. Ce changement de cap est l’occasion de s’assurer que le formalisme et les règles applicables à ces procédures sont bien respectueuses de la réglementation sociale.
Afin de vous accompagner au mieux, nous vous invitons à faire le point sur les obligations sociales incontournables pour sécuriser vos pratiques. 

Avez-vous pensé à …. 

1. Communiquer sur les gestes barrières et veiller à leur application ?

​Afficher dans les locaux les consignes sanitaires relatives aux gestes barrières et sensibiliser régulièrement vos salariés à leur usage augmente la protection de vos salariés.

2. Consulter vos instances représentatives du personnel ?

​Les instances doivent être plus particulièrement sollicitées sur les sujets de la mise en place de l’activité partielle, l’organisation des congés, la dérogation éventuelle aux durées maximales du travail et sur toute les questions relatives à la santé-sécurité et aux conditions de travail des salariés.

La consultation du Comité Social et Economique (CSE) doit faire l’objet d’un vote et d’une retranscription en bonne et due forme (même en visio). N’hésitez pas aussi à impliquer tout interlocuteur compétent sur ces sujets (inspection du travail, médecine du travail).

3. Mettre à jour votre Document Unique d’Evaluation des Risques (DUER) (et éventuellement votre Règlement Intérieur), rédiger ou mettre à jour votre plan de continuité ou reprise d’activité ?

La mise à jour de ces documents intégrant le risque pandémique Covid-19 et les solutions à adopter fait partie des incontournables de la gestion RH actuelle, elle relève des obligations de l’employeur en matière de santé et de sécurité et doit être soumise à consultation des représentants du personnel.

4. Adopter les bonnes pratiques du télétravail ?

Il n’est jamais trop tard pour s’assurer que vos salariés en télétravail ont bénéficié d’un équipement leur permettant d’exercer leurs fonctions avec efficacité et sérénité ou de tenter d’y remédier pour l’avenir. Les entreprises décidant de verser l’indemnité d’occupation peuvent également en encadrer le montant de manière formelle, par exemple dans une décision unilatérale. Voir notre alerte sur ce point.

5. Suivre le temps de travail des salariés ?

Malgré les circonstances, le suivi du temps de travail des salariés reste une obligation légale. Lorsque les salariés sont placés en activité partielle réduite ou en télétravail, il est d’autant plus important d’assurer ce suivi, en particulier en cas de contrôle de l’administration, afin que les heures travaillées ne soient pas intercalées avec les heures chômées. Cela limite également les risques de contentieux individuels.

6. Rédiger une décision unilatérale si vous avez choisi de compenser tout ou partie du salaire au-delà de l’indemnité légale d’activité partielle ?

Seule la formalisation dans une décision unilatérale permet de bénéficier de l’exonération de charges sociales sur l’indemnité complémentaire d’activité partielle, dans la limite des règles légales applicables au moment de son versement. Voir notre alerte sur ce point.

7. Préparer la reprise d’activité dans les locaux ?

Les consignes sont claires : le télétravail doit rester la règle pour les entreprises qui le peuvent. Toutefois, pour les autres et avec le retour des salariés, il est indispensable d’effectuer un nettoyage renforcé et régulier des locaux, d’aérer fréquemment et de fournir les équipements de protection préconisés par le gouvernement (masque, gel hydroalcoolique, gants etc.) et de s’assurer du respect des gestes barrières et de distanciation.

Il est possible d’adapter les horaires de travail de ces salariés afin d’assurer le respect des gestes barrière et la distanciation sociale préconisée, notamment pour ceux qui n’ont pas d’autres solutions que les transports en commun pour se rendre sur leur lieu de travail.

8. Organiser les congés à venir ?

L’organisation des congés sur les prochaines semaines et mois devient un enjeu majeur du bon climat social. Comment appréhendez les congés de cet été dans un contexte incertain ? Quelles sont les règles légales ? Quelles sont les règles spécifiques à l’état d’urgence sanitaire ?

9. Accompagner et former les managers ?

La période est particulièrement difficile à gérer pour les managers, maillons importants de la chaîne. Entre le stress des tâches à accomplir, les difficultés éventuelles de communication interne, le bon dosage entre souci de transparence envers les équipes et incertitude quant à l’avenir, il est essentiel de les accompagner (communication à avoir auprès des salariés, formation sur le protocole sanitaire, etc.).

Plus largement, les deux derniers mois ont pu être révélateurs de actes moins visibles que dans un contexte de travail « normal » : difficulté de déconnexion de certains salariés, anxiété liée au contexte sanitaire, frustration liée à l’interruption prolongée de travail en raison de la mise en activité partielle, etc. Il peut être intéressant de se doter d’outils et de process RH :  accord ou charte sur le droit à la déconnexion, procédure d’alerte professionnelle, règlement intérieur, tenue des entretiens professionnels avec les salariés (en particulier si ceux-ci n’ont pas encore été tenus) leur permettant d’exprimer leur ressenti et d’intégrer les risques psychosociaux sur cette période particulière, etc. 

Si vous avez identifié un ou plusieurs points susceptibles de présenter des risques pour votre structure, n’hésitez pas à vous rapprocher de notre équipe de Consultant(e)s RH, qui se tient à votre écoute pour vous accompagner et vous conseiller dans votre gestion quotidienne des Ressources Humaines. En ces temps particuliers, communication, compréhension de l’autre et anticipation nous semblent les clés d’un déconfinement réussi. Enfin, souvenez-vous du proverbe chinois : « pour pouvoir contempler un arc-en-ciel, il faut d’abord endurer la pluie ».

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