Mise en place d'une GED sous Sharepoint

Dans un environnement structuré et organisé, la gestion électronique de documents est un réel atout afin d’optimiser la gestion de données et des informations internes à l’entreprise. Notre cabinet d’expertise, de conseil et d’audit dispose d’équipes d’experts spécialisés dans l’administration et la création de sites Sharepoint.

Accompagner ses clients sur tous les sujets pouvant leur permettre d’accroitre l’efficacité de leur société, de leur organisation, est un des principaux objectifs que s’est fixé GMBA. La mise en place d’une solution de "Gestion Electronique Documentaire" est devenue un enjeu de taille pour toute société en croissance, et de nombreuses solutions existent sur le marché. Pour tous les utilisateurs de la solution Office 365, il existe cependant une solution facile d’accès, Sharepoint, une GED dans le cloud permettant de stocker et de retrouver facilement ses documents, et disposant de nombreuses fonctionnalités. Ayant intégré cette solution en interne par ses propres moyens, GMBA a décidé de proposer d’accompagner ses clients dans la mise en place de Sharepoint dans leur organisation, grâce à son expérience réussie dans la mise en place de cet outil en interne.

 

Les objectifs d’un accompagnement Sharepoint

GMBA peut ainsi vous accompagner dans cette démarche en vous proposant divers services. Vous souhaitez réaliser un accompagnement « Sharepoint » pour :

  • Mettre en place un espace de Gestion Electronique Documentaire (GED) via la mise en place de « Sharepoint »
  • Revoir et optimiser l’organisation générale de votre structure de gestion documentaire.
  • Réaliser un audit de votre environnement « Sharepoint » pour le rendre le cas échéant plus performant
  • Revoir la gestion des droits et des groupes de droits au sein de votre environnement afin de le fiabiliser

 

Les étapes de votre accompagnement Sharepoint

Une analyse approfondie de votre organisation, avec :

  • Des entretiens avec les dirigeants & les principaux acteurs concernés pour appréhender le fonctionnement et l’organisation de votre « Sharepoint »
  • Un état des lieux complet des différents sites et bibliothèques utilisées

La mise en place d’une base Sharepoint et la formation d’un ou plusieurs collaborateurs clés afin d’assurer son maintien :

  • Création du site Sharepoint de base
  • Mise en place des principales fonctionnalités demandées
  • Formation d’un ou plusieurs collaborateurs clés afin qu’il puisse administrer le site Sharepoint, et former les autres utilisateurs
  • La création des principaux groupes de droits

La revue de votre Sharepoint déjà existant :

  • L’analyse des différents sites et bibliothèques de votre organisation « Sharepoint », un audit de l’infrastructure générale de votre « Sharepoint »
  • La revue et l’optimisation des groupes de droits de votre organisation
  • L’élaboration de recommandations vous permettant d’améliorer votre gestion documentaire

 

Vous accompagner

Pour vous garantir un accompagnement de qualité et fiable, nous conjuguons les compétences et le regard éclairé de notre équipe pluridisciplinaire : consultants en management et consultants RH. Nous sommes également dotés de savoir-faire sectoriels qui nous permettent d’identifier vos enjeux spécifiques et une connaissance des problématiques propres aux TPE/PME, associations et fondations, du fait de notre expérience auprès de plus de 2 500 entités clientes. Enfin, nous disposons d’outils techniques dans le cadre de nos interventions (maquettes de fiches de poste, organigrammes, logigrammes relatifs aux différents processus).

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